まず、前提として管理会社を通してやり取りするようにしましょう。
最初の頃は経験としてご自身で対応するのは良いですが、管理会社や工務店をうまく使い、手数をやらすのも将来的に戸数が増えた際、大事になって来ます。
そのうえで、借主が火災保険(借家人賠償責任保険)に加入しているか確認しましょう。
1. 借主が火災保険(借家人賠償責任保険)に加入している場合
工務店に見てもらい、経年劣化ではなく、何らかの事故で損傷があると言えそうであれば、火災保険申請させましょう。
借家人賠償責任についてはこちらご参照
ストーリーとしては
・賃借人が設備(トイレ、窓鍵)に損傷を意図せず与えており借家人として賠償請求する。
・それを賃借人が保険でカバーするというものです。
この際にトイレ・窓鍵以外でも壁に穴が開いているとか、
床にたばこの灰で焦げがあるとか工務店or管理会社に相談して申請できそうなものは写真で撮っておいてもらうと良いと思います。
要は、今は
賃借人:『設備が壊れて困っている、何とかして!』
相談者さん:『うう、どうするか、、』
という状態と思いますが、そうではなく
賃借人:『設備が壊れて困っている、何とかして!』
相談者さん:『いやいや、壊したのはあなた。賠償請求する。
でも保険を申請したら補償されるかもよ?どうする?』
という対応をできるか確認してみようということです。
2. 借家人賠償責任保険に入っていない場合
工務店に速やかに最低限度の補修で見積を取ってもらい、
明らかに賃借人に過失がありそうな場合を除き、相談者さん負担で対応するしかないと思います。