通知文を管理会社より入居者宛てに投函してもらうのが良いと思います。その際、反応がない場合には、弁護士経由で文章を再度送るなど第三者を入れて進めましょう。直接会いに行くと思わぬトラブルになることもあり、辞めた方が良いと思います。
通知文に関しては、「大変心苦しいですが、〇月〇日より賃料を改訂させて頂きます。本改訂に関し、ご質問、ご不明点がある場合には管理会社××までご連絡頂きますよう、お願いいたします。」という形がよいと思います。
きこりであれば、アパート名は記載しないものの、周辺の類似物件を〇〇市XX町〇丁目くらいまで記載して賃料や物件スペックを並べて、それらの平均の坪単価や㎡単価からして今の賃料は安く、妥当な家賃まで値上げしたいという論拠を足すと思います。
基本形はテンプレートが無料で使用できるので、こういったものも参照してみましょう。
■賃料改訂に関する通文文章ひな型