詳細な仕様確認は必要ですが、恐らく下記の商品に該当するものかと思われます。
（シリンダー交換不要で、鍵の追加購入・切り替えが可能なタイプ）
管理上は以下の点を確認しておくと安心です。
メンテナンス用の黄色キーが「チェンジキー」に該当するかどうか
その黄色キーを入居者が紛失した場合の対応方法
紛失時にシリンダーごと交換が必要になるのかどうか
交換が必要な場合の費用負担（入居者／オーナー／管理会社）
もし、黄色キー紛失＝シリンダー交換となる仕様であれば、
入居者管理ではなく、管理会社側でキーを管理してもらう運用を検討してもよいかと思います。